Rapporto ore e rapporto in economia: che cosa scriverci per evitare contestazioni

I rapporti vengono per lo più vissuti come burocrazia. Sono invece il contrario: sono il motivo per cui una fattura in economia viene pagata senza che nessuno telefoni. Un buon rapporto risponde alle domande del cliente prima che le ponga.

Le otto indicazioni

• Data e commessa — in modo univoco, con un numero, non solo «ristrutturazione Müller»
• Luogo dell'intervento, se il cliente ha più oggetti
• Chi ha lavorato, per nome, non «2 uomini»
• Da che ora a che ora, pause comprese — non solo il totale
• Che cosa è stato fatto, in una frase comprensibile anche a un profano
• Il materiale consumato, con le quantità
• Tempi di trasferta e spese indicati separatamente
• Firma o conferma del cliente sul posto

La frase che fa la differenza

La maggior parte delle contestazioni non riguarda le ore, ma la descrizione. «Lavori vari, 6.5 h» è un invito alla discussione. «Vecchio rivestimento carteggiato, due mani di fondo nel vano scale al 1° piano, 6.5 h» è una risposta.

La regola pratica: il rapporto deve essere comprensibile anche fra tre mesi, quando nessuno ricorda più di che cosa si trattava — e leggibile da qualcuno che non c'era.

La firma sul posto

La firma del cliente subito dopo il lavoro è la protezione più efficace contro le discussioni successive. Chi manda la fattura solo a fine mese negozia su qualcosa che il cliente ricorda da tempo in modo diverso. Chi fa firmare sul posto non negozia affatto.

Le foto battono ogni descrizione

Due foto — stato prima, stato dopo — chiudono discussioni che a parole durano una settimana. Soprattutto per lavori che poi non si vedono più: sotto il pavimento, dietro il rivestimento, nel cavedio. Conta solo che le foto siano collegate alla commessa e non spariscano nella galleria del telefono di qualcuno.

I tre errori più frequenti

• Compilare il rapporto la sera o il giorno dopo — così le ore sono stimate anziché misurate
• Aggiungere il materiale a memoria, perché la bolla è rimasta in auto
• Conteggiare il tempo di viaggio nell'orario di lavoro, cosa che si nota in fattura e costa fiducia

I tre errori hanno in comune il fatto di nascere dallo scarto temporale tra il lavorare e il registrare. Non è una questione di disciplina, ma di strumento: ciò che in cantiere si sbriga in trenta secondi sul telefono viene fatto. Ciò che richiede un foglio, una penna e un minuto di calma viene rimandato.