Parte de horas y parte de trabajo: qué poner para que nadie reclame
Un parte no es un formulario, es una demostración. Estos ocho datos deciden si la factura pasa o abre una discusión.
Los partes suelen vivirse como burocracia. Son justo lo contrario: son la razón por la que una factura por administración se paga sin que nadie llame. Un buen parte responde a las preguntas del cliente antes de que las haga.
Los ocho datos
- Fecha y encargo — inequívocos, con número, no solo «reforma Müller»
- Lugar del trabajo, si el cliente tiene varios inmuebles
- Quién ha trabajado, por su nombre, no «2 operarios»
- De qué hora a qué hora, con las pausas — no solo la suma
- Qué se ha hecho, en una frase que también entienda un profano
- El material consumido, con cantidades
- Tiempos de desplazamiento y dietas indicados por separado
- Firma o confirmación del cliente in situ
La frase que marca la diferencia
La mayoría de las reclamaciones no van sobre las horas, sino sobre la descripción. «Trabajos varios, 6,5 h» es una invitación a discutir. «Lijado del revestimiento antiguo, dos manos de imprimación en la caja de escalera de la 1.ª planta, 6,5 h» es una respuesta.
La regla: el parte debe seguir siendo comprensible dentro de tres meses, cuando nadie recuerde de qué iba — y legible para alguien que no estuvo allí.
La firma in situ
La firma del cliente justo después del trabajo es la protección más eficaz contra discusiones posteriores. Quien solo manda la factura a fin de mes negocia sobre algo que el cliente hace tiempo que recuerda de otra manera. Quien hace firmar in situ no negocia en absoluto.
Las fotos superan cualquier descripción
Dos fotos — estado antes, estado después — cierran discusiones que con palabras duran una semana. Sobre todo en trabajos que luego ya no se ven: bajo el suelo, detrás del revestimiento, en el patinillo. Lo único importante es que las fotos queden colgadas del encargo y no se hundan en la galería del móvil de alguien.
Los tres errores más frecuentes
- Rellenar el parte por la tarde o al día siguiente — las horas quedan estimadas en lugar de medidas
- Añadir el material de memoria, porque el albarán se quedó en la furgoneta
- Contar el tiempo de viaje como tiempo de trabajo, algo que se nota en la factura y cuesta confianza
Los tres errores tienen algo en común: nacen de que trabajar y registrar ocurren en momentos distintos. No es una cuestión de disciplina, sino de herramienta: lo que en la obra se despacha en treinta segundos con el móvil se hace. Lo que exige un papel, un bolígrafo y un minuto de calma se aplaza.
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