Registro de jornada en Suiza: qué debe documentar realmente una empresa

Tarde o temprano la pregunta aparece en toda empresa: ¿basta con que la gente apunte sus horas en un papel? La respuesta corta es no — pero la obligación es menos complicada de lo que sugiere su fama.

¿A quién afecta?

La base es la ley del trabajo. Se aplica a la gran mayoría de las empresas privadas en Suiza, también a la empresa de pintura con tres empleados, a la de limpieza y al taller de coches. Quien tiene personal está, por regla general, obligado a documentar sus tiempos de trabajo y de descanso.

Quedan excluidos algunos ámbitos y grupos de personas — por ejemplo los empleados con una posición directiva elevada. Para una empresa artesanal o de servicios típica, sin embargo, la obligación rige sin restricciones.

¿Qué debe contener el registro?

No se trata de vigilar cada minuto. Lo que se exige es una prueba comprensible de que se han respetado las reglas sobre tiempo de trabajo y descanso. En lo esencial:

• la jornada diaria efectivamente realizada, incluido el trabajo compensatorio y las horas extraordinarias
• la ubicación y la duración de las pausas a partir de media hora
• el inicio y el fin del trabajo nocturno y dominical, cuando se dé
• el tiempo de descanso entre jornadas, cuando no se haya respetado

Los registros deben estar accesibles para el control de las inspecciones cantonales de trabajo y se conservan habitualmente cinco años.

Las dos facilidades

Desde 2016, la ordenanza 1 de la ley del trabajo prevé dos excepciones que muchas empresas desconocen:

Registro simplificado

Quien puede organizar en gran medida su propio horario solo debe, bajo ciertas condiciones, consignar la duración diaria del trabajo — ya no el inicio, el fin y cada pausa. Se requiere un acuerdo escrito, normalmente con la representación de los trabajadores o de forma colectiva en la empresa.

Renuncia al registro

Una renuncia completa solo es posible para un grupo reducido: empleados con muchísima autonomía en la organización de su tiempo y con un ingreso bruto anual por encima de un umbral fijado. Hace falta además un convenio colectivo que lo prevea y un acuerdo individual por escrito. Para la mayoría de las pymes esta vía sencillamente no es aplicable.

Por qué el papel sigue siendo el problema

Jurídicamente, un registro en papel es admisible. En la práctica falla en tres puntos, y en todas las empresas igual:

• Los papeles llegan tarde. A fin de mes falta la mitad y ya nadie sabe qué pasó el día 12.
• Los papeles no se pueden analizar. La pregunta «¿cuántas horas hubo en este encargo?» cuesta una tarde.
• Los papeles se pierden. Justo cuando llega la inspección o un cliente discute una factura.

La verdadera ganancia de un registro digital rara vez está, por tanto, en el cumplimiento legal — eso se consigue también con papel. Está en que las horas quedan colgadas del encargo correcto el mismo día y en que la factura sale de ahí en minutos en lugar de horas.

Qué necesita una empresa en concreto

Quien quiera dejar el papel debería fijarse en tres cosas. El registro tiene que funcionar en el móvil, o no ocurrirá donde se trabaja. Tiene que asignar las horas a un encargo, o se tendrá un control horario pero seguirá sin haber cálculo posterior. Y los datos deberían estar en Suiza o en la UE, lo que ahorra la pregunta sobre protección de datos antes de que se formule.