Enregistrement du temps de travail en Suisse : ce qu'une entreprise doit vraiment consigner

La question finit par se poser dans chaque entreprise : est-ce qu'il suffit que les collaborateurs notent leurs heures sur un bout de papier ? La réponse courte est non — mais l'obligation est moins compliquée que sa réputation le laisse croire.

Qui est concerné ?

La base est la loi sur le travail. Elle s'applique à la grande majorité des entreprises privées en Suisse, donc aussi à l'entreprise de peinture avec trois employés, à la société de nettoyage et au garage. Quiconque a du personnel est en règle générale tenu de documenter ses heures de travail et de repos.

Certains domaines et catégories de personnes sont exclus — notamment les employés occupant une position dirigeante élevée. Pour une entreprise artisanale ou de services classique, l'obligation s'applique toutefois sans restriction.

Que doit contenir l'enregistrement ?

Il ne s'agit pas de surveiller chaque minute. Ce qui est exigé, c'est une preuve compréhensible que les règles sur le temps de travail et de repos ont été respectées. L'essentiel :

• la durée du travail effectuée chaque jour, y compris le travail compensatoire et supplémentaire
• la position et la durée des pauses à partir d'une demi-heure
• le début et la fin du travail de nuit et du dimanche, lorsqu'il a lieu
• le temps de repos entre les journées de travail, lorsqu'il n'a pas été respecté

Les enregistrements doivent être accessibles au contrôle des inspections cantonales du travail et sont habituellement conservés cinq ans.

Les deux allègements

Depuis 2016, l'ordonnance 1 relative à la loi sur le travail prévoit deux exceptions que beaucoup d'entreprises ignorent :

Enregistrement simplifié

Les personnes qui peuvent largement organiser leur temps de travail elles-mêmes ne doivent, sous certaines conditions, plus consigner que la durée quotidienne du travail — et non plus le début, la fin et chaque pause. Cela suppose un accord écrit, généralement conclu avec la représentation des travailleurs ou collectivement dans l'entreprise.

Renonciation à l'enregistrement

Une renonciation complète n'est possible que pour un petit groupe : les employés disposant d'une très grande autonomie dans l'organisation de leur temps et dont le revenu annuel brut dépasse un seuil défini. Il faut en outre une convention collective qui le prévoit ainsi qu'un accord individuel écrit. Pour la plupart des PME, cette voie n'est tout simplement pas applicable.

Pourquoi le papier reste malgré tout le problème

Juridiquement, un enregistrement sur papier est admis. En pratique, il échoue à trois endroits, et de la même manière dans chaque entreprise :

• Les feuilles arrivent trop tard. À la fin du mois, la moitié manque et plus personne ne sait ce qui s'est passé le 12.
• Les feuilles ne sont pas exploitables. La question « combien d'heures dans ce mandat ? » coûte une soirée.
• Les feuilles se perdent. Précisément quand le contrôle arrive ou qu'un client conteste une facture.

Le vrai gain d'un enregistrement numérique n'est donc que rarement la conformité légale — on l'obtient aussi avec du papier. Il tient au fait que les heures se rattachent au bon mandat le jour même et que la facture en découle en quelques minutes au lieu de quelques heures.

Ce dont une entreprise a concrètement besoin

Qui veut abandonner le papier devrait veiller à trois choses. La saisie doit fonctionner sur le téléphone, sinon elle n'a pas lieu là où l'on travaille. Elle doit rattacher les heures à un mandat, sans quoi on a certes un enregistrement du temps, mais toujours pas de calcul a posteriori. Et les données devraient se trouver en Suisse ou dans l'UE, ce qui évite la question de la protection des données avant qu'elle ne soit posée.