Registrazione dell'orario di lavoro in Svizzera: che cosa un'azienda deve davvero documentare

Prima o poi la domanda arriva in ogni azienda: basta che i collaboratori annotino le ore su un foglietto? La risposta breve è no — ma l'obbligo è meno complicato di quanto la sua fama lasci pensare.

Chi è interessato?

La base è la legge sul lavoro. Vale per la grande maggioranza delle aziende private in Svizzera, quindi anche per l'impresa di pittura con tre dipendenti, per la ditta di pulizie e per l'autofficina. Chi ha personale è di regola tenuto a documentarne gli orari di lavoro e di riposo.

Alcuni settori e gruppi di persone sono esclusi — per esempio i dipendenti con una posizione dirigenziale elevata. Per una tipica azienda artigianale o di servizi l'obbligo vale però senza limitazioni.

Che cosa deve contenere la registrazione?

Non si tratta di sorvegliare ogni minuto. Ciò che si richiede è una prova comprensibile che le regole su lavoro e riposo siano state rispettate. In sostanza:

• la durata del lavoro prestato ogni giorno, incluso il lavoro compensativo e straordinario
• la collocazione e la durata delle pause a partire da mezz'ora
• l'inizio e la fine del lavoro notturno e domenicale, dove ricorre
• il tempo di riposo tra le giornate lavorative, quando non è stato rispettato

Le registrazioni devono essere accessibili al controllo degli ispettorati cantonali del lavoro e vengono di norma conservate per cinque anni.

Le due agevolazioni

Dal 2016 l'ordinanza 1 concernente la legge sul lavoro prevede due eccezioni che molte aziende non conoscono:

Registrazione semplificata

Chi può organizzare in larga misura da sé il proprio orario deve, a determinate condizioni, documentare soltanto la durata giornaliera del lavoro — non più inizio, fine e ogni pausa. Presupposto è un accordo scritto, di norma con la rappresentanza dei lavoratori o a livello collettivo in azienda.

Rinuncia alla registrazione

Una rinuncia completa è possibile solo per un piccolo gruppo: dipendenti con grandissima autonomia nell'organizzazione dell'orario e con un reddito annuo lordo superiore a una soglia stabilita. Servono inoltre un contratto collettivo che lo preveda e un accordo individuale scritto. Per la maggior parte delle PMI questa via semplicemente non è applicabile.

Perché il foglietto resta comunque il problema

Dal punto di vista giuridico una registrazione su carta è ammessa. Nella pratica fallisce in tre punti, e in ogni azienda allo stesso modo:

• I fogli arrivano troppo tardi. A fine mese ne manca metà e nessuno ricorda più che cosa sia successo il 12.
• I fogli non sono analizzabili. La domanda «quante ore sono finite in questa commessa?» costa una serata.
• I fogli si perdono. Proprio quando arriva il controllo o un cliente contesta una fattura.

Il vero guadagno di una registrazione digitale sta quindi di rado nella conformità alla legge — quella si ottiene anche con la carta. Sta nel fatto che le ore risultano collegate alla commessa giusta lo stesso giorno e che la fattura ne nasce in minuti anziché in ore.

Di che cosa ha bisogno concretamente un'azienda

Chi vuole abbandonare la carta dovrebbe badare a tre cose. La registrazione deve funzionare sul telefono, altrimenti non avviene dove si lavora. Deve collegare le ore a una commessa, altrimenti si ha sì una rilevazione del tempo, ma ancora nessun calcolo a posteriori. E i dati dovrebbero trovarsi in Svizzera o nell'UE, il che risparmia la domanda sulla protezione dei dati prima che venga posta.