Arbeitszeiterfassung in der Schweiz: was Betriebe wirklich festhalten müssen

Die Frage kommt in jedem Betrieb irgendwann: Reicht es, wenn die Leute ihre Stunden auf einen Zettel schreiben? Die kurze Antwort lautet nein — aber die Pflicht ist weniger kompliziert, als ihr Ruf vermuten lässt.

Wer ist überhaupt betroffen?

Grundlage ist das Arbeitsgesetz. Es gilt für die allermeisten privatwirtschaftlichen Betriebe in der Schweiz, also auch für den Malerbetrieb mit drei Angestellten, die Reinigungsfirma und die Autogarage. Wer Angestellte hat, ist in aller Regel verpflichtet, deren Arbeits- und Ruhezeiten zu dokumentieren.

Ausgenommen sind einzelne Bereiche und Personengruppen — etwa Angestellte in klar leitender Stellung. Für den typischen Handwerks- oder Dienstleistungsbetrieb gilt die Pflicht jedoch uneingeschränkt.

Was muss in der Aufzeichnung stehen?

Es geht nicht darum, jede Minute zu überwachen. Verlangt ist ein nachvollziehbarer Nachweis, dass die Regeln zu Arbeits- und Ruhezeit eingehalten wurden. Im Kern:

• die geleistete tägliche Arbeitszeit, inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit
• die Lage und Länge der Pausen ab einer halben Stunde
• Beginn und Ende von Nacht- und Sonntagsarbeit, wo sie vorkommt
• die Ruhezeit zwischen den Arbeitstagen, soweit sie unterschritten wurde

Die Aufzeichnungen müssen der Kontrolle durch die kantonalen Arbeitsinspektorate zugänglich sein und werden üblicherweise fünf Jahre aufbewahrt.

Die beiden Erleichterungen

Seit 2016 kennt die Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz zwei Ausnahmen, die viele Betriebe nicht kennen:

Vereinfachte Erfassung

Wer seine Arbeitszeit weitgehend selbst einteilen kann, muss unter bestimmten Voraussetzungen nur noch die geleistete Tagesarbeitszeit festhalten — nicht mehr Beginn, Ende und jede Pause. Voraussetzung ist eine schriftliche Vereinbarung, meist über die Arbeitnehmervertretung oder kollektiv im Betrieb.

Verzicht auf die Erfassung

Ein vollständiger Verzicht ist nur für eine kleine Gruppe möglich: Angestellte mit sehr grosser Autonomie bei der Arbeitszeit und einem Bruttojahreseinkommen oberhalb einer festgelegten Schwelle. Nötig ist zusätzlich ein Gesamtarbeitsvertrag, der das vorsieht, sowie eine individuelle schriftliche Vereinbarung. Für die meisten KMU ist dieser Weg schlicht nicht anwendbar.

Warum der Zettel trotzdem das Problem ist

Rein rechtlich ist eine Papieraufzeichnung zulässig. Praktisch scheitert sie an drei Stellen, und zwar in jedem Betrieb gleich:

• Zettel kommen zu spät. Am Monatsende fehlt die Hälfte, und niemand weiss mehr, was am 12. war.
• Zettel sind nicht auswertbar. Die Frage «wie viele Stunden steckten in diesem Auftrag?» kostet einen Abend.
• Zettel gehen verloren. Genau dann, wenn die Kontrolle kommt oder ein Kunde eine Rechnung bestreitet.

Der eigentliche Gewinn einer digitalen Erfassung liegt deshalb selten in der Gesetzeskonformität — die kriegt man auch mit Papier hin. Er liegt darin, dass die Stunden am selben Tag am richtigen Auftrag hängen und die Rechnung daraus in Minuten entsteht statt in Stunden.

Was ein Betrieb konkret braucht

Wer von Papier weg will, sollte auf drei Dinge achten: Die Erfassung muss auf dem Handy funktionieren, weil sie sonst nicht dort passiert, wo gearbeitet wird. Sie muss die Stunden einem Auftrag zuordnen, sonst hat man zwar eine Zeiterfassung, aber immer noch keine Nachkalkulation. Und die Daten sollten in der Schweiz oder der EU liegen, weil das die Frage nach dem Datenschutz erspart, bevor sie gestellt wird.